Изисквания за съхраняване на електронни документи в трудовото досие на служителя

Все по-широкото приложение на дистанционната работа, заедно с последиците на пандемията от COVID-19, промениха контакта между служителите и техните работодатели. Ако доскоро размяната на документи беше проблем обичайно само при прекратяване на трудовото правоотношение, то в момента трудностите съпътстват целия период на съществуването му. Възможностите за изпращане и съхраняване на електронни документи в трудовото досие на служителя е решение за голяма част от тези проблеми, но тя предполага използване на специализирана информационна система за тази цел и адекватни вътрешни правила, които да се прилагат стриктно от страна на работодателя.

Изискванията за съхраняване на документи в електронна форма в трудовото досие са уредени в чл. 128б от Кодекса на труда, на основата на който Министерски съвет е приел Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя, обнародвана в ДВ, бр. 40 от 15 май 2018 г. Така създадената нормативна уредба решава част от проблемите, поставени от новите технологии, но води до възникване на нови, заради които дори са изразявани становища, че изискванията на наредбата са неизпълними. Такива изказвания са доста крайни, но безспорно точното прилагане на наредбата предполага сериозна предварителна подготовка от страна на работодателя.

Тази подготовка трябва да бъде насочена в две основни направления. От една страна, да се направи избор на съществуваща или да се разработи нова информационна система за съхраняване на документи в електронна форма в трудовото досие на служителя, а от друга –  да се въведат вътрешни правила, които да регулират целия процес.

Съществуването на информационна система за съхраняване на документи в електронна форма в трудовото досие е задължително условие въобще работодателят да въведе правила за размяна на такива документи. Съображението на законодателя в тази връзка е ясно – редовното водене на трудовото досие е задължение на работодателя и предпоставка за упражняване на работодателската власт. Затова информационната система за съхраняване на електронни документи трябва да позволява доказване на хронологията на постъпване на документите и тяхното съдържание.

Затова са предвидени редица конкретни изисквания в наредбата, които имат за цел да гарантират достоверността на трудовото досие и сигурността на данните. Достъпът до нея задължително се извършва с двуфакторна идентификация, а всички събития в системата се удостоверяват с квалифицирано удостоверение за време. Освен това системата трябва да позволява изпращане документи чрез електронна препоръчана поща, както и установяване на лицата и електронните адреси, от които се извършват действията в системата. Информационната система за съхраняване на документи в електронна форма в трудовото досие трябва да не позволява случайно изтриване на документи и неразрешен достъп. Освен това трябва да е невъзможно да се променят данните за факта на постъпване на документ и за момента на регистрирането му. Като допълнително изискване, работодателят трябва да подписва документи с квалифициран електронен подпис, като така се установяват моментът на съставянето им и техният автор, както и тяхното съдържание.

Тези изисквания имат за резултат няколко последици за информационната система. На първо място, тя трябва да е съвместима с квалифицирани удостоверения за време, които се предоставят от доставчик със съответна регистрация при Комисията за регулиране на съобщенията. Освен това системата трябва да е свързана с препоръчана електронна поща. В тази връзка, наредбата оставя известна неяснота, тъй като няма как услугата електронна препоръчана поща да е самата информационна система за съхраняване на електронни документи в трудовото досие. Електронната препоръчана поща само гарантира установяването на подател, получател, време на изпращане и получаване, съответно съдържанието на изпратеното съобщение. Пощата обаче трябва да е отделна от самата информационна система, тъй като воденето на трудовото досие се извършва от работодателя, съхраняват се само документи, свързани с трудовото правоотношение, и затова документите трябва по преценка да се прехвърлят в информационната система. Така ще се спести най-малкото съхраняване на непоискани търговски съобщения в трудовото досие.

Работодателят е задължен, съгласно наредбата, да предоставя непрекъснат безплатен достъп до електронното трудово досие на служителя. Освен това е длъжен да предоставя съхраняваните електронни документи, включително и на хартиен носител. При спазването на тези правила обаче трябва да бъдат съблюдавани изискванията за идентификация на лицата, които осъществяват достъп до системата, и за гарантиране на сигурността.

Втората група изисквания в наредбата са насочени към дейността на работодателя, която трябва да е разписана в правилника за вътрешния трудов ред. Част от изискванията тук са формулирани изрично, докато други следва да се извлекат от текста на наредбата по тълкувателен път.

Изрично правило на наредбата е например работодателят да уреди в правилника за вътрешния трудов ред какви документи ще се съхраняват в трудовите досиета като електронни, като следва да се посочат изрично типовете документи. Допълнително, в правилника е подходящо да се утвърдят формуляри за тези документи, доколкото понятието за електронен документ съгласно българското законодателство е доста широк и включва също аудио-визуални записи. С правилника за вътрешния трудов ред не може да се изключи обаче приемането на документи на хартиен носител, тъй като това е изрично забранено с наредбата. В тази връзка са предвидени правила за сканиране на хартиените документи, като електронните варианти трябва да се подпишат с квалифициран електронен подпис, а дигитализирането да се отбележи върху хартиения документ. От това изискване може да се направи извод, че хартиеният документ продължава да се съхранява по трудовото досие на служителя като доказателство, че наредбата е спазена.

Освен това работодателят трябва да предвиди как се уведомява служителят за въведената информационна система за съхраняване на електронни документи в трудовото досие. В правилника за вътрешния трудов ред се посочва и как служителите следва да подписват документите от своя страна – с обикновен, усъвършенстван или квалифициран електронен подпис. Разноските за осигуряване на електронен подпис се осигуряват от работодателя, като усъвършенстваният и квалифицираният отново предполагат съответна регистрация пред Комисията за регулиране на съобщенията. Обикновеният електронен подпис може да бъде уговорен свободно между страните, като трябва да се посочат какви данни ще се използват от служителя за подписване. Тази уговорка следва обаче да е изрична, т.е. не е достатъчно да бъде отразена в правилника за вътрешния трудов ред, а трябва да има споразумение със служителя, в което да са изяснени въпросите относно електронния подпис.

В правилника за вътрешния трудов ред работодателят трябва да уреди и редица други въпроси, които не са пряко посочени в наредбата. На първо място, трябва да се предвидят правила за проследяване на електронната пощенска кутия и за прехвърляне на постъпили в нея документи в информационната система. Както бе посочено, този процес не може да бъде автоматизиран, тъй като работодателят трябва да прецени дали да класира документите в трудовото досие и на кой служител. Друг въпрос, който трябва да бъде уреден от работодателя е самата структура на трудовото досие: как се подреждат документите, дали се създават папки и т.н. Трябва да бъде предвидено и как се осъществява достъпът от други служители – ръководители, служители с контролни функции и т.н. Правилата трябва да уредят и всички аспекти на паралелното поддържане на хартиени и електронни документи в трудовото досие, като гарантират, че двете папки съдържат всички необходими документи.

Когато тези два аспекта на изискванията са спазени, работодателят има една последна стъпка пред себе си – да уведоми служителя за създадените правила. За да може до служителя да се изпращат електронни документи, работодателят трябва да получи и изричното му съгласие. Затова е подходящо това да се случи заедно с уведомлението, например с подписване на трудовия договор или с анекс към него. Доколкото преди този момент не могат да се изпращат електронни изявления до служителя, този документ задължително следва да бъде съставен на хартия. В случай, че е предвидено служителят да ползва обикновен електронен подпис, в рамките на същия документ е подходящо да бъде уреден и този въпрос.

Въвеждането на информационна система за съхраняване на електронни документи в трудовото досие е възможност за работодателя да улесни и опрости обмена на документи на хартиен носител. За тази цел обаче е необходимо работодателят да спази посочените стъпки, за да може електронното трудово досие да отговаря на изискванията на наредбата и да е организирано подходящо за дейността на работодателя.